Pour les documents nécessitant une notarisation, les candidats doivent soumettre des documents notariés signés numériquement au moyen de la technologie cryptographique et vérifiables par l’entremise d’une plateforme notariale canadienne reconnue ou d’une plateforme équivalente. Ces documents doivent comprendre le nom du notaire, son territoire de compétence, sa signature, son sceau et la date. La notarisation doit être vérifiable de façon indépendante. Les documents qui sont modifiés par retouche d’image, non signés ou invérifiables ne seront pas acceptés.
Si vous ne savez pas si un document doit être notarié, veuillez consulter les directives de demande relatives à ce document particulier.
Définition d’un document notarié par voie électronique
Un document notarié par voie électronique est un document électronique qui a été signé et scellé par un notaire public au moyen de la technologie cryptographique. Il sert le même objectif juridique qu’un document notarié en personne, confirmant l’authenticité du signataire et (ou) le contenu du document.
Les principales caractéristiques d’un tel document comprennent :
- Signature numérique au moyen du certificat sécurisé du notaire
- Métadonnées intégrées attestant l’identité, la date et le lieu
- Sceau électronique, timbre ou code QR
- Autorité de certification ou piste de vérification (facultatif)
Plateformes et services acceptables
L’ACORPLM accepte les documents notariés au moyen de plateformes sécurisées et vérifiables conformes aux lois canadiennes. Ces plateformes doivent fournir :
- Vérification de l’identité
- Technologie inviolable
- Horodatage
- Transmission sécurisée des documents
Renseignements requis dans les documents notariés par voie électronique
Les documents doivent comprendre :
- Nom légal complet du candidat
- Déclaration de certification (par exemple, « Je certifie que la présente est une copie conforme… »)
- Signature numérique du notaire
- Sceau ou timbre du notaire, comportant :
- Nom du notaire
- Territoire de compétence et numéro de permis d’exercice/d’enregistrement
- Date de notarisation
- Date d’expiration du mandat (le cas échéant)
- Certification PDF attestant la validité de la signature
- Certificat de notarisation ou registre de vérification (facultatif)
Authentification et vérification
L’ACORPLM vérifie les documents notariés au moyen des éléments suivants :
- métadonnées PDF et validation des certificats;
- registres notariaux officiels (provinciaux et territoriaux);
- codes QR ou URL de vérification de la plateforme notariale.
L’ACORPLM rejettera les documents :
- sur lesquels ne figure pas une signature numérique vérifiable;
- qui utilisent un certificat auto-signé;
- qui n’identifient pas le notaire;
- sur lesquels figurent des sceaux sous forme d’image seulement, ou qui présentent des signes de falsification.
Exigences quant au lieu où se trouve le notaire
La notarisation doit être effectuée par un notaire public mandaté au Canada. Des exceptions pourraient être envisagées pour les notaires de pays comparables (par exemple les États-Unis, le Royaume-Uni et l’Australie), si :
- le notaire peut faire l’objet d’une vérification indépendante;
- le processus est conforme aux normes canadiennes en matière de preuve;
- le candidat réside à l’extérieur du Canada et fournit le contexte.
Il incombe au candidat de démontrer la validité.